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   发表日期:2010年7月22日     编辑:syda    有1835位读者读过此文          今天是:
在县级国家综合档案馆建立民生档案专库的实践探索

陕西省山阳县档案局    柴智省

 

内容提要:民生档案工作是档案部门贯彻落实科学发展观,关注民生、服务民生的具体体现。建立民生档案专库是搞好民生档案工作、提高档案服务能力的一项重要举措。本文结合民生档案专库建设的实践谈一点粗浅的体会。

关键词:县级综合档案馆  民生档案专库  实践探索

 

1.民生档案这一概念的形成

1.1“民生”这一概念由来已久

“民生”一词最早出现在《左传·宣公十二年》,所谓“民生在勤,勤则不匮”。而“民生档案”的提出则是近几年的新话题,就业内而言有文字依据的可见如下三点:一是党的十七大报告明确指出,加快推进以改善民生为重点的社会建设,努力使全体人民学有所教、劳有所得、病有所养、住有所居,推动建设和谐社会,从而标志着我国全面改善民生时代的到来。于是,上下热议民生,这种大环境对档案界提出“民生档案”的概念产生了极大的积极影响。二是20079月,时任中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任的王刚同志对做好民生档案工作作出重要批示,指出:“近年来,各级档案部门积极指导建立民生档案,大力推动档案工作为人民群众服务,取得了良好的社会效益。希望国家档案局进一步总结经验,加强业务指导,把服务人民群众的档案工作做得更加富有成效,为积极构建社会主义和谐社会作出应有的贡献。”这是最早见诸文字的来自于党和国家领导人对此项工作的充分肯定,并助产了“民生档案”这一名称在业内的面世。三是200712月国家档案局制发了《关于加强民生档案工作的意见》(档发〔200712号,以下简称《意见》)后,“民生档案”逐步深入人心,一下子成为各级档案工作人员的口头禅,几乎是言必谈“民生档案”。

1.2“民生档案”这一概念目前已经成为人们关注的热点

20071229,国家档案局印发了《关于加强民生档案工作的意见》的通知,要求全国各级档案部门要把做好民生档案工作作为档案部门贯彻十七大精神和落实科学发展观的战略举措来抓。国家档案局局长杨冬权多次讲到:档案工作要“以民生需求为导向”、 “各级档案部门要以服务民生为重点”、“创造性地开展民生档案工作”、“把涉及民生的档案及时建立并完整收集起来”,并提出“民生所想,就是档案工作之所向;民生所需,就是档案工作之所趋。”使服务民生成为档案工作服务大局的一个新亮点,也成为档案工作出现重大变化的一个新拐点。之后的两年多时间,国家档案局先后与国家有关部委相继出台了集体林权制度改革、婚姻登记、低保、社保、民营企业等涉及民生部门的档案管理办法。从国家层面上接二连三的出台涉民档案管理意见,形成了档案届高层的民生档案热潮,全国各地也积极探索民生档案新举措。陕西省档案局20091115召开民生档案工作座谈会,总结前一段民生档案工作,安排部署今后民生档案工作。陕西省山阳县档案局制订出了《民生档案建设五年规划》,提出建设全国民生档案工作示范县的奋斗目标。

2008年的全国档案工作会议上,国家档案局正式提出建立“两个体系”,即转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识,重视所有涉及人的档案的价值,建立覆盖人民群众的档案资源体系;转变档案工作中重视机关团体、轻个人利用,重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识,像重视机关团体利用那样重视人民群众利用,建立方便人民群众的档案利用体系。国家档案局杨冬权局长在第16届国际档案大会上演讲标题就是“服务民生:中国档案服务方向的新选择。”

1.3提出“民生档案”的基本意义在于指出一个明确的服务方向,即档案工作要为民生服务

国家档案局局长杨冬权在浙江省档案工作服务民生座谈会上的讲话(2007925)中就讲到:浙江省档案部门近年来积极推动档案工作服务民生、服务人民群众,使档案成为党和政府服务民生的重要帮手,成为广大人民群众改善民生的有力依据,取得了很好的成绩,发挥了很大的作用。今年以来,我一直在关注各地档案工作服务民生、服务人民群众的情况。档案工作服务民生、服务人民群众,是档案部门在新的历史时期的重要任务,是在档案工作中贯彻落实科学发展观的直接体现。

《意见》中也讲到:要把做好民生档案工作作为档案部门贯彻十七大精神和落实科学发展观的战略举措来抓;各级档案部门要充分认识服务民生的重要性和紧迫性,增强工作的主动性和敏锐性。

由此可见,“民生档案”的提出本意只是在于提出档案工作在当前的服务重点,并由此而带来了“民生档案”的概念。

其指导思想是通过档案工作贴近民生,从对涉及民生内容的档案的加大监督控制力度,以保证这部分档案的齐全归档、安全保管和有效利用。

其根本目的是为党和国家加强民生建设服务。涉及民生的档案正是档案部门服务中心工作的结合点。档案工作要围绕中心工作,只有贴近中心工作,才能够在发挥档案作用的同时提高档案工作的社会地位。

2.建设民生档案专库的必要性

2.1建设民生档案专库是做好民生档案工作的需要

民生档案工作已经成为新时期档案工作的重中之重,成为档案界时代主旋律,是档案界的时代强音。民生问题涉及社会各个活动领域,涉及人民群众生活的各个方面。尤其在全面建设小康社会的新阶段,民生问题不仅其内涵在不断发展,而且其构成要素也不断变化,既有政治的、又有经济的,既有精神的、又有物质的,既有文化的、又有生活的等。由于“民生”的外延十分广泛,因此涉及民生的档案也异常丰富多彩。对于民生领域的档案涉及哪些内容、涵盖哪些方面到目前还处于探讨阶段。民生问题的宽泛性就决定了民生档案工作的复杂性、艰巨性。各地档案部门都在积极摸索民生档案工作新途径、新路子。2008年山阳县档案局就结合“两个体系建设”,开展了“新时期、新档案、新作为”的重新认识档案大讨论活动。抽调专人由局班子带队深入机关、农户、企业、社会新型组织进行了广泛调研座谈,了解新时期社会各界都需要什么样的档案服务、最盼望档案人给他们帮什么忙、解什么忧,以及用什么方式帮忙、用什么途径解忧。又对县馆馆藏档案家底进行了大盘查,摸清家底。结果让人大吃一惊,在被调查的人员中,绝大多数都认为档案重要,知道档案是保存党委、政府文件资料的,与老百姓关系不大。而县档案馆的家底显示涉及民生的档案量少且分散在30多个全宗的8个库房内,查阅利用极不方便。一方面是全民档案意识的觉醒、档案服务需求个人的增加,一方面档案资源的分散保存,时代呼唤档案资源大整合、优化档案资源,对原有一、二级档案管理单位进行改革,打破过去的条条框框,从一切为了老百姓利用为出发点。一是提前将涉民档案接收进馆,二是将一些二级、三级管理单位,不属于接收范围的利用率高的专业档案破例接收进馆。然后集中保存、集中利用,建起特色明显、功能完善的民生档案专库。

2.2建设民生档案专库是建立“两个体系”的需要

2008年全国档案工作会上,杨冬权局长首次提出档案工作要实现“两个转变”、建立“两个体系”。这是档案部门贯彻落实科学发展观、实现以人为本,关注民生、记录民生、服务民生的重大转折点。一石激起千层浪。“两个体系”给新时期档案工作指明了方向,在整个档案界引起了一场大革命。档案系统上上下下都在围绕建立“两个体系”而求索着。山阳县档案局建立民生档案专库就是在这样的大背景下开展的实践探索。一方面有力促进了民生档案资源建设,优化馆藏结构,对广大人民群众个人利用的档案都接收进馆或者严格监督,确保涉民档案资源丰富、安全;同时将所有涉民档案整合到一个库集中保存,既利用保管安全,极大方便老百姓查阅,省时省力,提高服务质量受到老百姓称赞。

2.3建设民生档案专库是适应新一轮查阅利用高峰的需要

我国的档案事业起步于1949年新中国建立后,档案事业伴随着新政权的建立与巩固自然就要以服务新政权的建立与巩固为主要任务,就使得我国早期的档案服务主要为行政机关服务,并带有浓厚的政治色彩和神秘色彩。档案收集、整理和利用都以服务于政治工作作为第一要务。而这个时期,档案部门接待利用者大多是党政机关和组织,老百姓个人利用者少之甚少。

改革开放以来,我党拨乱反正,及时将工作重心由以阶级斗争为纲调整为以经济建设为中心,建立社会主义市场经济。社会的转型变革,档案服务工作也开始转型,呈现出三个显著变化。一是个人利用者开始进入档案馆。首批集中来馆查阅者是为了平反“文革”中造成的冤假错案,解决知识青年返城和其它历史遗留问题,到档案馆查找有关自身利益的各种凭据,形成档案利用高峰。二是档案利用的重心从政治、行政转向文化建设。上世纪80年代初,各地都开展新一轮编史修志,以编史修志为主要目的的利用者开始大量走进档案馆。这期间档案工作引起党委、政府和社会各界的重视和支持,也反过来促进了档案工作领域与范围的不断拓展,档案工作的物质条件也得到改善。三是开始了档案开放的历史进程,公民利用档案的权利受到法律保护。1985年国家档案局规定,从以前的“历史档案”扩大到“自形成之日起满30年的档案。”1987年《档案法》颁布后,规定“中华人民共和国公民和组织持有合法证明,可以利用已经开放的档案。”这一系列利用开放档案的法律规定以及档案部门的宣传,全民利用档案的意识从无到有,逐渐增强。特别是党的十七大后,提出以人为本的亲民战略,构建和谐社会。我们党加快推进以改善民生为主的社会建设。档案部门积极调整工作思路,以民生服务为导向,采取了促进档案工作服务民生的举措,强力推动“两个体系”建设,记录民生、服务民生成为档案部门的重心。档案部门的大服务引起了全民的档案大利用热潮,特别是党和政府的各项惠民政策出台,广大老百姓纷纷来档案馆查找凭证依据,档案馆服务民生的格局初步形成,出现民生服务利用为主要内容的查阅高潮。(图表一)

山阳县档案馆2008-2009年度查阅档案统计表

年度

查阅内容

人次

合计

2008

经济建设

107

1120

编史修志

62

服务民生

894

   

57

2009

经济建设

142

1860

编史修志

75

服务民生

1560

   

83

新一轮查阅利用高峰的迅速来临,且集中在涉民领域,这就提示档案部门一要加大民生档案资源建设,建立广覆盖、多层次的档案资源体系,将涉民档案收集全、保管好;二要应对大量集中查阅建立起方便快捷的查阅体系。整合资源,建立民生档案专库能有效满足以上要求。因此,建立民生档案专库是时代呼之欲出的顺势。

2.4建设民生档案专库是档案人政治敏锐性的体现

建设民生档案专库是档案部门“关注民生、重视民生”的重要举措,是响应党和政府以人为本治国方略时代行动,是服务党和政府的重大转折点,是做好本职工作的现实需要,也是新时期档案部门弘扬自身价值、提升影响力、谋求发展的需要。

3  民生档案专库建设

3.1硬件设施建设

实践是决策的依据。从前来档案馆查阅人数增加及个人利用档案情况看,县一级档案馆接待查阅的对象90%以上为个人利用,也就是说利用率最高的是涉民档案。利用者均为老百姓。而结合做好档案安全,我们投资10万元,购置密集架105m3,按照档案安全要求,安装了防盗门,配置温湿度调控设施,建起了达到国家规范的60m2档案库。并结合档案数字化建设,尤其对民生档案库的档案进行数字化加工,在建立民生档案实体库的同时建设民生档案信息资源数据库,更加方便查阅利用。

3.2民生档案资源大整合

3.2.1对县档案馆馆藏档案进行资源大整合。杨冬权局长在浙江省民生档案工作座谈会上的讲话中将民生档案界定为房地产档案、土地承包档案、林权制度改革档案、农村税费改革档案、婚姻档案、知青档案、企业改制档案、城市低保档案、农民工档案、劳模档案、学籍档案、移民档案、拆迁档案、社保档案、复退军人档案等15个方面。由此可看出,民生档案种类较多,内容丰富,涉及社会的各个领域,各个方面,是随着社会的发展其内涵将不断变化。针对民生问题,跨部门、跨机构、跨领域合作,有效的整合,开发利用资源,更好的提供直接的、具体的民生档案信息资源,服务民生。我们开展的整合,并非简单的、机械的机构相加合并,实行集中等形式上的整合,而重点在优化资源配置的基础上,使一个整体的各部分之间彼此有机、协调地工作,做到“形”整与“神”整的有机统一,实现“1+1>2”的整体效应,以获得几何级数的整体倍增放大。

截止2009年底山阳县档案馆馆存档案128个全宗,10.7万卷(件),分散在3个楼层的8个库房中保存。对此,我们按照涉民档案集中整合的思路,将县馆现藏的人民群众利用率高的县人劳局、组织部、民政局、县计委、县委、县政府等10多个全宗的4万卷(件)永久、长期档案进行调整集中到一个库房,按馆藏分类排序存放,建立民生档案专库,实行民生档案集中存放,为提供快速的利用查阅服务打下了坚实基础。

3.2.2整合民生档案资源,加大民生档案专库接收进馆。整合涉及民生单位的档案资源,打破过去主要接收县管一级单位文书档案的老传统,按照只要为民所用就接收,打破5年至10年才接收的规定,采取提前接收进馆,有的甚至当年就接收,丰富民生档案专库资源,做到有“米”下“锅”。

我们在民生档案调查中发现,涉及民生单位的档案分散在各个单位,特别是近年来,党和政府在民生建设中新设立的科级以下的独立单位的专业档案没有纳入档案管理,但这些专业档案与群众生产生活息息相关。一是在生产、生活中有部分林权档案、婚姻档案、人事档案、土地审批档案还流散在一级主管局下属的二级单位或某些人手中,造成了人民群众不知到哪儿查阅利用,如何利用的现状。二是对有涉及民生档案的单位,按《档案法》及有关规定,不属移交范围的科级及科级以下的政府业务部门,他们的档案与群众生产生活息息相关,缺乏专人管理,群众使用不方便。三是有部分群众对现行政策的知晓权、知情权没有得到落实。四是有一些名人志士他们在生产、生活中形成了一部分档案资料,因不懂整理技术或无处存放资料而感到困惑。五是有一些家庭经营大户、科技示范户在生产生活中形成了一些重要的档案资料,这些资料对发展家庭经济,带动他人致富也将起到积极作用。他们的档案资料怎样用起来方便、安全保管也成为农民的难题。针对上述存在的问题:我们结合开展的科学发展观学习实践活动,一是打破常规,只要与老百姓有关,老百姓能用上的档案都收集进县馆,确保档案安全,方便群众集中利用。经与县林业局、民政局、组织部、人劳局、国土局等单位联系,将涉及的民生档案全部接收进馆。二是广泛收集。对涉及民生档案但不属移交范围的单位采取协商、义务整理托管等办法收集民生档案。通过努力及各方配合支持,先后接收了第二次全县林权改革档案543卷;接收了18个乡镇民政办19972003年的婚姻档案14680件,接收县婚姻登记处成立以来至2007年的23664件档案;接收县城建局建设图纸371卷;接收了县政府、县人劳局、县组织部2008年的文书档案和人事档案2314件,使馆存档案达到10.7万卷件。通过资源整合,进一步丰实了馆藏,增加了门类,为民生档案工作提供了保障。三是发挥现行文件阅览中心的作用,广泛收集文件。我们将收集现行文件与业务指导相结合,采取定期与不定期上门督催,并将干部分组,按照分片包抓的办法向有关单位收集现行文件。有一名利用者手棒着现行文件激动地说:“档案馆就是能为咱老百姓着想,昨天只是在电视上听了一句关于高速路建设补偿的规定,今天就拿到了政策文件,我的补偿有着落了”。四是开展征集名人(能人)、名胜、名品档案。山阳县是革命老区县,有许多革命老前辈,有许多名人志士在为山阳解放和经济建设发挥着特有的作用。这些名人志士在生产生活中形成了部分教育后人、总结经验的宝贵财富。为进一步发挥名人(能人)的社会效应,以县委、政府两办下发了《关于做好名人(能人)档案征集工作的通知》文件。共征集了36位名人档案进馆,他们当中有文学艺术家、有战斗英雄、有劳模、有企业家、农村致富能人,我们收集他们成长档案、荣誉档案、名人瞬间、名人格言等资料,以教育启发后人,同时为他们解决了资料保存不安全等问题。五是在全市率先开展档案进千家万户工程。帮助指导让想建档案、有条件建档的家庭建起家庭档案。县档案局下发了《关于做好创建社会主义新农村新家庭建档示范点的通知》,充分发挥全县30名档案信息员的作用,对想建档且有条件建档的家庭,由档案局派员现场指导义务整理,在经费紧张的情况下为第一批建档家庭户投资一套档案柜和档案盒等,建立家庭档案示范户,进而全面铺开。目前已为10户家庭建起了家庭档案,投资档案用品3000余元,当农户看到经档案局指导整理后的分类科学、排列有序的档案时,高兴地说:“如今咱县档案局把工作都做到农户了,把服务送到了平民百姓家,不收任何费用,还送来了崭新的档案柜”。

3.3编写民生档案专库服务指南,制定便民措施

民生档案专库建设后,我们将专库档案开放内容、查阅办发等编印《山阳县民生档案专库服务指南》,散发全县,并通过县电视台,广播电台广泛宣传,开通“山阳档案网站”,在网上公布目录级档案信息,让广大老百姓知道民生档案专库有哪些信息,与自己相关都有什么,一目了然,查阅利用者明明白白来,高高兴兴满载而归,减少盲目性,提高办事效能。为方便群众查阅档案,相继开办信函查档服务和电话查阅服务,提高档案服务质量。

4、 民生档案专库的社会效益

4.1提高了县级综合档案馆公共服务能力

县级综合档案馆是国家综合档案馆的最前沿,它直接服务于广大老百姓,是直接服务农民朋友的窗口单位,民生档案专库的建成一方面整合档案资源,使民生档案资源不论是门类和数量都大幅度增多,改变了过去无米之炊的困局;另一方面通过公布民生档案信息状况,服务流程等,大家对档案馆从“神秘”到了解,公共服务能力大幅度提高,老百姓不论从维权找佐证,还是修志续谱都能从县档案馆找到满意答案,服务能力助推社会影响力的提高。颇具影响力的媒体—华商报以《山阳建成全省首家民生档案专库》报道了山阳民生档案建设,引起强烈反响。过去一直不起眼的县档案局因创新工作、服务民生也被山阳县委、县政府考核为2009年度优秀单位。

4.2展示了档案人改革创新、紧跟时代脉搏的新风貌

在一般人眼里,档案是二线工作,具有程式化,通常与“历史”、古板联系在一起,似乎成为时代的另类。通过民生档案专库的建成,档案不但直接参与到如火如荼的经济建设和社会建设当中,直接服务老百姓,档案也从过去纯“官化”、走向现在的“平民化”,档案人也站起来了、动起来了、开始了改革创新,踏上了时代的列车,与时代同行,与民同行,展示了档案人时代新风貌。

 

 

参考文献:

①李青,《“两型社会”构建中的民生档案工作》,档案时空.20106);

②付华,《档案利用服务范围越来越广》,20081127日《中国档案报》;

③严永官,《论“民生档案”》



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